14 feb Goede voornemens @YourOffice

December is een bijzondere maand. Als ondernemer sluit je het jaar af en kijk je terug. Tegelijkertijd maak je goede voornemens voor het nieuwe jaar en kijk je vooruit. Is jouw goede voornemen om volgend jaar meer grip op je planning en archief te krijgen? Dan help ik je een handje met deze drie handige tips voor een gestructureerd bedrijfsproces ….

1. Benut de kracht van herhaling
Laatst vroeg een opdrachtgever aan me: “Hoe kan het dat jij nu alles al 2019-proof hebt? Het antwoord is simpel. Ik kijk het hele jaar door vooruit. Er zijn altijd activiteiten die frequent terugkeren. Om maar een paar eenvoudige voorbeelden te geven: de btw-aangifte, de maandelijkse facturatie, het jaarlijkse personeelsuitje of het bestellen van de kerstpakketten …. Door eenmalig goed na te denken over deze repeterende gebeurtenissen kun je ze tijdig inplannen. En nog belangrijker: zo kun je in alle rust een gestructureerde standaard bedenken die deze ‘klussen’ leuker en gemakkelijker maken. Zo kun je op het moment suprême snel en zonder stress schakelen.

2. Vinden zonder zoeken
Ben jij ook zoveel tijd kwijt aan het zoeken van digitale informatie? Het is een zwaar onderschatte kostenpost bij ondernemers! Als ik bij een opdrachtgever start, inventariseer ik daarom altijd eerst alle gegevens die digitaal gearchiveerd moeten worden. Natuurlijk ontwerp ik daarvoor meteen een handige, overzichtelijke directorystructuur, die ik meteen als een template bewaar. Vervolgens verplaatst ik alle documenten naar de juiste mappen en informeer ik medewerkers wat de nieuwe digitale archiefstructuur is. Ook handig: als het nieuwe boekjaar begint, hoef je alleen maar een nieuwe directory aan te maken en de template daarnaartoe te kopiëren. Zo zorg je dat de nieuwe documenten snel te vinden zijn en is de directorystructuur voor het nieuwe boekjaar snel aangemaakt. En extra handig: zo kun je ook snel overbodig digitaal archief opruimen.

3. Mindmappen’
Heb jij ook zo’n enorme rij ordners in de kast staan? Weet je eigenlijk wel wat je moet bewaren en wat weg kan? Stel jij het opschonen en updaten van je archief ook altijd uit?

Besef dan dat een papieren archief bijhouden helemaal niet tijdrovend of moeilijk hoeft te zijn. Ook hier is de truc om vooraf goed na te denken hoe je dit archief structureert. Inventariseer welke documenten in welke ordners bewaard moeten worden, maak standaardetiketten (ordnerruggen) aan en bewaar die als template. Bij de start van het nieuwe boekjaar pas je met ‘zoek-en-vervang’ het jaar 2019 aan naar 2020. Printen en plakken maar  … Zo ben je in een mum van tijd klaar voor het komende boekjaar!

Het zijn simpele tips die zorgen dat je werk een stuk eenvoudiger wordt. Kijk eens hoe ver jijzelf hiermee komt, hoeveel tijd je er mee wint en hoe je dit verder kunt uitbouwen. Wil je meer werk maken van structuur@youroffice? Dan sta ik je graag met raad én daad terzijde. Maar eerst ga ik genieten van de decembermaand. Daarom ben ik van 24 december tot 7 januari 2019 gesloten.

Ik wens je fijne kerstdagen en voor 2019  alvast veel structuur en (werk)plezier.